Assistante de direction Rattaché à la Présidence/Direction générale :
MISSION PRINCIPALE:
- Assurer le secrétariat de la Direction générale
MISSIONS ET ACTIVITES:
- Gestion de l’agenda de la Direction générale
- Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de l’établissement
- Gestion du courrier en liaison avec la Direction
- Saisir, mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations…), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser
- Saisir et mettre à jour les bases de données utilisées au sein de la société (annuaire et organigramme institutionnel)
- Constitution et préparation de dossiers
- Assurer le lien entre les collaborateurs et la direction
- Réalisation de mailing
- Assurer la gestion des demandes de réservation des salles de réunion
- Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations.
- Appui ponctuel aux chargés de missions au sein de la société
- Préparer différentes réunions et en réaliser les comptes rendus
- Traiter les demandes d’autorisation pour certaines manifestations
- Assurer la gestion des cartes des distributeurs et des commandes de fournitures
Compétences théoriques :
- Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’établissement
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
- Bonnes capacités rédactionnelles – Très bonne maîtrise des techniques bureautiques
Savoir-faire opérationnel:
- Excellente expression orale et rédactionnelle
- Maîtrise des outils de bureautiques (word, excel, powerpoint…)
- Utilisation des modes de communication (téléphone, fax, messagerie, agenda électronique…)
- Analyse et gestion des demandes d’information.
- Capacité d’organisation, polyvalence
- Aptitude à travailler en équipe
- Maîtrise de la communication en anglais obligatoire
Savoir-faire comportementaux:
- Discrétion, sens de la confidentialité
- Bon relationnel, bonne présentation
- Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode
- Bonne capacité de résistance au stress
La rémunération sera définie en fonction du profil et de l’expérience du candidat. Les personnes intéressées sont invitées à adresser leur candidature (curriculum vitae détaillé et lettre de motivation) à
