L’activité Financial Advisory de Deloitte accompagne ses clients dans la réalisation de leurs projets stratégiques en vue d’améliorer leurs performances financières et organisationnelles. Ainsi, vous intervenez auprès de nos clients nationaux et internationaux présents dans les secteurs de l’industrie, des services, des institutions financières ou des fonds d’investissement sur des opérations de fusions-acquisitions, de restructuration, de conseil financier, de due-diligence, d’évaluation, de gestion des litiges et d’audit de fraudes.
En rejoignant notre département Financial Advisory en tant qu’Office Manager pour la zone Afrique, vos missions seront les suivantes :
- La gestion de diverses tâches administratives :
- Commander les fournitures de bureau et en tenir l’inventaire ;
- Suivre les commandes de mobilier et matériel et en tenir l’inventaire ;
- Prendre en charge les formalités préalables au déplacement des consultants : demandes de visas, accords CNSS, etc. ;
- Effectuer les réservations préalables au déplacement des consultants : billets d’avions, chambres d’hôtels, etc. ;
- Centraliser les notes de frais et s’assurer de leur remboursement dans les délais ;
- Traiter les demandes d’avance / d’indemnisation des consultants avec les RH ;
- Centraliser les demandes de remboursement des frais médicaux ;
- Faire la liaison et coordonner avec les autres départements notamment pour les questions relatives aux congés, aux absences, aux demandes d’avance et aux remboursements des frais médicaux, aux commandes, etc.) ;
- Effectuer des recherches d’informations et préparer des dossiers de synthèse à la demande de l’Associé / Manager (revue de presse, suivi des appels d’offres…) ;
- Gérer les abonnements aux journaux et revues spécialisées ;
- A la demande de l’Associé / Manager, mettre en forme et dactylographier certains documents (comptes-rendus, rapports, consultations, courriers…).
- L’assistance et l’accueil au sein du bureau :
- Accueillir les visiteurs, les informer et les orienter vers les personnes appropriées ;
- Gérer les interactions avec les coursiers et le bureau d’ordre du Cabinet ;
- Répondre et diriger les appels téléphoniques vers les personnes voulues ;
- Gérer le courrier entrant et sortant (interne et externe) ;
- Assurer la circulation et l’accessibilité des notes d’information et mettre à jour les données dans le répertoire commun.
- La gestion des locaux :
- S’assurer de l’ouverture du bureau pendant les horaires de travail et au-delà si le personnel en fait la demande ;
- Gérer la relation et le suivi des prestataires externes et s’assurer de la qualité de la prestation : maintenance informatique, réparateurs, entretien des locaux, etc.) ;
- Gérer les réservations de la salle de réunion.
- La gestion des ressources humaines :
- Gérer les recrutements : prise de RDV candidat, accueil, suivi du dossier candidat, interface RH ;
- Intégrer les nouveaux collaborateurs : coordination avec les différents départements pour assurer une intégration optimale (DSI, DRH, bureaux, etc.) ;
- Gérer les stagiaires : mise en place des conventions de stage en lien avec la DRH Activité France ;
- Gérer le planning des collaborateurs en lien étroit avec les Directeurs / Managers de Financial Advisory Maroc ;
- Gérer les absences, congés, arrêts maladies ;
- Collecter les éléments de paie et faire l’interface avec le Cabinet ACDEN.
- La gestion de la comptabilité / finance en travaillant en étroite collaboration avec le CFO Afrique notamment sur les aspects suivants :
- Assurer l’assistance comptable (imputation analytique des dépenses Financial Advisory selon les standards firme, coordination avec le service comptabilité) ;
- Gérer les notes de frais et autres remboursements éventuels (mutuelle, etc.) ;
- Soumettre pour approbation du CFO Afrique les paiements des factures de sous-traitance externe concernant l’activité Financial Advisory en attirant son attention sur l’encaissement des créances relatives aux missions concernée et ayant fait appel à ces sous-traitants ;
- Réaliser la facturation, les relances et leur suivi, et le recouvrement client en lien avec les Directeurs de l’équipe et le CFO Afrique.
Votre parcours :
En rejoignant Deloitte, vous aurez l’opportunité de développer un set de compétences, partagées avec notre réseau international, et structurées autour des dimensions suivantes : leadership, métier et spécialité. Grâce aux missions variées auxquelles vous participerez et au programme de formations proposé, vous pourrez renforcer progressivement ces compétences, en acquérir de nouvelles et progresser ainsi au sein de notre firme.Votre profil
- Diplômé(e) d’études secondaires, vous avez une expérience confirmée en tant qu’office manager ou assistant(e) de direction. Une expérience supplémentaire en tant qu’assistant(e) administratif ou secrétaire serait un atout.
- Vous aimez travailler en équipe et savez assurer / développer un relationnel de qualité avec l’équipe de consultants.
- Vous avez une excellente capacité à gérer votre temps et à gérer plusieurs tâches, en hiérarchisant les tâches prioritaires.
- Vous portez une attention particulière aux détails et vous êtes capable de résoudre les problèmes.
- Vous détenez de solides compétences organisationnelles et de planification dans un environnement où les activités se déroulent à un rythme rapide.
- Vous avez un esprit créatif avec une capacité à suggérer des améliorations.
- Vous maîtrisez parfaitement MS Office (Word, Excel et Outlook, en particulier).
- Vous faîtes preuve d’une excellente communication écrite et verbale, en français et en anglais.
Poste basé à Casablanca, Maroc.
